未来につながるアクションができる“決まる”会議の鉄則

澤 円

圓窓 代表取締役

1969年、兵庫県に生まれる。立教大学経済学部卒業後、生命保険会社のIT子会社を経て、1997年にマイクロソフト（現・日本マイクロソフト）に入社。情報共有系コンサルタント、プリセールスSE、競合対策専門営業チームマネージャー、クラウドプラットフォーム営業本部長、テクノロジーセンター長、業務執行役員などを歴任。2019年より現職。著書には、『「やめる」という選択』（日経BP）、伊藤羊一氏との共著『未来を創るプレゼン 最高の「表現力」と「伝え方」』（プレジデント社）などがある。

どんな会議にも「ビジョン」を決めて共有する

社内における会議に話を絞りますが、メンバーに説明したり、発表したりするときに覚えておきたい基本のマインドセットが、話をする目的を「シンプルにする」ことです。ここでのシンプルとは、会社や組織、チーム全体が「ハッピーになるようなアクションにつながる」話をするという意味です。

小手先の話し方のテクニックに頼るのではなく、まずはチームやその会議のビジョンを決めて、メンバーに共有する。このマインドを持てるかどうかのほうが、よほど大事だと僕は考えています。

ビジョンというと何か壮大なイメージを持ちがちですが、ビジョンとは、「こっちの方向へ行くよ！」とみんなに共有する「目印」のことだと考えてください。あくまで「ゴール」ではないところがポイントです。

このように考えると、毎回の会議にもビジョンを設定することができます。１年間行う定例会議なら、「みんなの面白いアイデアを1年分出し合う」というビジョンのもと、定例会議を行うこともできるでしょう。ついルーティンでこなしがちな会議に対して、最初にシンプルなビジョンを決めてしまうわけです。

特にマネージャーやリーダーの方は、一つひとつの会議の事前準備として、ビジョンを決めておくことが欠かせません。もっというと、すべてのビジネスプロセスにおいてビジョンを決め、それらをメンバーに共有した状態で仕事に臨むことをぜひ意識してみてください。

すると、メンバー（参加者）の姿勢がみるみる変わります。あるビジョンに向かって、自身の目的を持ち、自身の得意分野を活かすために、能動的に会議に参加できるようになるからです。会議とは、そうした「アクションを明確にするための決起集会」と捉えると、よりわかりやすいかもしれません。