「会議をしても結局、何も決まらない」「参加者がほとんど発言しない」……。そんな悩みをよく耳にします。重要なビジネスの判断が次々と決まっていくような会議をするには、いったい何が必要なのでしょうか。ビジネス会話の達人である澤円さんは、「報告・連絡」を事前に済ませて、会議では未来につながる「相談」をすればいいと言います。
会議は「未来につながる話」を議論する場
仕事ではよく「報・連・相」が大事だといわれますが、本来、会議や打ち合わせはなんのためにやるのかというと、報告や連絡のためではなく、「相談」のためにやることだと僕は考えています。つまり、会議の事前準備というのは、報告と連絡を事前に済ませておくということです。
報告や連絡は、「過去の出来事」を対象にするため、それについては事前に認識・共有した状態で会議に臨むことができるはずです。過去に起きたことを、わざわざ会議の時間をつくって共有するのは、単なる時間とエネルギーの無駄といえるでしょう。
かつて僕が勤務していたマイクロソフトには、「ミッドイヤーレビュー」という会議がありました（2016年度から撤廃）。これは世界13地域の経営層が出席し、上半期の事業成果報告と下半期のビジネスプランを徹底的に話し合う、もっとも重要かつ過酷な会議とされていました。
この会議では、中間決算をはじめ報告や連絡に関する情報はすべて、会議の24時間前までに全社共通のテンプレートで共有するのがルールでした。そして、そこに表現しきれない「未来につながる話」を会議で徹底的に議論するのです。
そのため、会議がはじまった瞬間から質疑応答の連続で、説明などのプロセスはほとんどなかったといいます。「この資料の該当箇所は来期どうなるのか？」「どのようにプロセスを改善していくつもりなのか？」というように、まさに未来の“相談事”だけが質疑されていき、会議後はすぐアクションに移せる状態になることを目指して進められていました。
そのような状態をつくるためには、会議のなかで、アクションのための相談事にほぼ100％を使うことが必要です。だからこそ、報告や連絡にあたる部分を担保する事前準備も大切になるわけです。
