会議が続いてメールをチェックする時間がない、メールを書くのに時間がかかる……仕事に必ずついてまわるメールですが、このような悩みを抱える人は少なくありません。

仕事が速い人は、メールのチェックも返信も間違いなく速いと言えます。

実は5つのポイントを実践するだけで、誰でも速く無駄なく、正確にメールを書くことができるのです。

赤羽 雄二
経営コンサルタント
ブレークスルーパートナーズ株式会社マネージングディレクター。東京大学工学部を1978年に卒業後、小松製作所で建設現場用ダンプトラックの設計・開発に携わる。1983年よりスタンフォード大学大学院に留学し、機械工学修士、修士上級課程を修了。1986年マッキンゼーに入社。1990年にはマッキンゼーソウルオフィスをゼロから立ち上げ、120名強に成長させる原動力となるとともに、韓国企業、特にLGグループの世界的な躍進を支えた。2002年「日本発の世界的ベンチャー」を1社でも多く生み出すことを使命としてブレークスルーパートナーズ株式会社を共同創業。著書にベストセラーの『ゼロ秒思考』など多数。

返信スピードが鍵

メールを使いこなせるかどうかで、「できる人材」かどうかが決まります。最大のポイントは、実は「返信スピード」です。今回は、返信スピードを飛躍的に上げるコツを5つ紹介します。チャットも普及しつつありますが、社内外でのスムーズなコミュニケーションにメールは欠かせません

1．1日に20回以上、メールをチェックする
2．受信したものからどんどん返信する
3．メールは、未読なものだけ表示する
4．単語登録を100以上する
5．文は短く切る。冗長な表現はすべて削除する

さっそく、順に解説していきましょう。