エンジニアとのプロジェクトを成功に導くには、提案依頼書がカギを握ります。彼らが全力で協力したくなるような提案依頼書の書き方とは――。今回は、提案依頼書を書く際のルールや必ず押さえておくべきポイント、そして正しく、確実に伝わる書き方のコツを具体的に解説します。
「何が欲しいか」を解釈や疑問の余地がないほど具体的に伝える
「新しいアプリが欲しい。」「いまの基幹システムを少し改修したい。」みなさんはこう思ったとき、社内の情報システム部にいる知り合いやシステム会社の顔なじみの担当者に、「○○を作ってほしいんだけど……なるはやで！」とばかりに軽い調子でメールやチャットを送っていませんか。
――それ、NGです。システム開発を依頼するときは必ず、提案依頼書を作成します。RFP（Request For Proposal）とも呼ばれるこの書類を、社内の情報システム部や社外の開発会社（ベンダー）に提出し、具体的にどういうシステムを作るのがいいか、専門家の目線で提案してもらうのです。社外からエンジニアを自分のチームに派遣してもらうSES契約（System Engineering Serviceシステムエンジニアリングサービス）を結ぶときも、SES会社への提案依頼書の提出は必要です。
提案依頼書には、「何が欲しいか」を、できるだけ具体的かつ明確に記載します。「美味しいご飯が食べたい」という抽象的な表現ではなく、「オムライスが食べたい。卵はトロトロで。グリーンピースは入れないで。ケチャップは……」というように、欲しい機能を細かく指定します。
提案依頼書には、「なぜそれが欲しいか」も書いてください。どういう理由から課題が生じ、新しいものが欲しいと思うに至ったか、開発依頼の背景を伝えるのです。
そのうえで、「この課題に対して別の解決方法があったら教えてほしい」とお願いするといいと思います。あなたが何が欲しいかを解釈や疑問の余地がないほど具体的に伝えつつも、同時に、エンジニア自身がクリエイティビティと自由を発揮できる余地を与えるのです。
エンジニアの方々は、技術で課題を解決したい人たちです。この前、「週末は何していたんですか」と知り合いのエンジニアに聞いたら、「勤怠管理システムにいちいち打刻するのが面倒なので、自動で打刻されるサービスを作ってみました」と言っていました。時には休みの日にシステムを作ってしまうほど、課題解決に熱心なのです。
あなたが抱えている課題を共有し、エンジニアからの提案にオープンな姿勢を見せれば、「それはどうにかしなきゃいけませんね」と悩みに共感し、喜んで一緒に解決策を考えてくれるでしょう。
