生産性を高めるタイムマネジメント術②〈かめアリ・うさギリス・かめギリス編〉

古川 武士

習慣化コンサルタント

習慣化コンサルティング株式会社代表取締役。1977年、大阪府に生まれる。関西大学卒業後、日立製作所などを経て2006年に独立。約5万人のビジネスパーソンの育成と1万人以上の個人コンサルティングの経験から「続ける習慣」がもっとも重要なテーマと考え、日本で唯一の習慣化をテーマにしたコンサルティング会社を設立。オリジナルの習慣化理論・技術を基に、「多様性が溢れる中で、個性を輝かせる」をミッションに、法人向けに「性格4タイプ別1on1マネジメント研修」「タイプ別自立型人材育成習慣研修」「仕事の高密度化研修」などを提供している。NHK「あさイチ」「ごごナマ」、TBS「情報7daysニュースキャスター」など200以上のTV、ラジオ、雑誌に出演。著書は、習慣化に特化したテーマでこれまでに24冊を出版、累計100万部を超える。

「かめアリ」タイプのタイムマネジメント

●無駄なルーティンワークの洗い出し

「かめアリ」はうさぎ系とは異なり、一気呵成に仕事をするのではなく自分のペースを守って仕事を進める傾向にあります。目標から逆算して作業計画を自然と立て、進捗管理を行い、その計画を粛々と実行していく継続力が強みです。

一方で、「かめアリ」はプロセスに埋没してしまい、日々のルーティンやタスクを「やらなければいけないもの」として頑固に守りがちです。自分でも「これ、意味あるのかな？」と思っていても、「もうはじめてしまったから」「いつもやっているから」「やらないと不安だから」という、「かめアリ」特有の保守的な意識でやり続けます。

一つひとつは些細なことでも、「チリも積もれば山となる」。多くの無駄なルーティンワークが時間を圧迫しているケースが、「かめアリ」には多く見られます。リーダーは無駄な作業の洗い出しを行い、それらを省いても支障がないか部下に試してもらってください。しばらく様子を見ても支障がないことを、「かめアリ」の部下が実感できれば省いていく。そんな効率化を行っていきましょう。

●「完璧主義」から「最善主義」への意識変容

「かめアリ」は、成果やプロセスにも自分のこだわりや理想を追求したがる完璧主義です。しかし、完璧主義は無駄が多いことも事実ですから、「最善主義」に意識を導いていきましょう。

会議の議事録作成を例とするなら、会議後に録音データを聞き直し、要旨と発言全体を丁寧にまとめて2日後に出すのが「完璧主義」です。一方、会議中から要点をメモに取り、会議が終わってすぐ要旨を共有できるようにするのが「最善主義」です。「かめアリ」の部下にとって、この変化は不安で受け入れ難く、会議参加者の中にも懸念を覚える人がいるかもしれません。しかし、試験的にやってみて特に問題がないのなら、手間が少ないぶん「最善」です。

このほか、「資料作成では、背景から長々と語るより結論を先に伝えよう」「会議の進行も予定調和を崩し、ゴールを明確にして効率化を図ろう」「申請書については、共通部分は雛形を作ってみては？」など、あらゆる観点からアドバイスできることがあるはずです。最善主義は決して手抜きではなく、瑣末なことは省力化し、重要なタスクに力を配分してスピードを高める工夫です。

ただし、性急に進めるのは危険です。「かめアリ」にとって、これまでなじんでいたプロセスを手放すことは不安をともなうからです。「これでミスがあったら、自分が泥を被るのでは……」などのリスクが頭をよぎるのです。少しずつ「省力化しても問題は起こらなかった」という本人の実感を得ながら、訓練のつもりで慣れてもらいましょう。省力化が上手くなれば、精神的にも安定し、自分のやりたいことや、将来のためのアクションにも時間を割けるようになります。