A・B・C同時よりも「1点集中×3」で効率アップ

枝川 義邦

立命館大学大学院テクノロジー・マネジメント研究科 教授

1969年東京都生まれ。東京大学大学院薬学系研究科を修了し薬学の博士号、早稲田大学ビジネススクールを修了してMBAを取得。早稲田大学高等研究所准教授、研究戦略センター教授、理工学術院教授などを歴任して2024年より現職。著書に『「脳が若い人」と「脳が老ける人」の習慣』（明日香出版社）、『人生を変える集中力の高め方　集中力が劇的に向上する6つの話』（ニュートンプレス）ほか多数。

「記憶に頼らず、記録せよ」

上役の役員から「このプロジェクトを担当してくれ」と頼まれたり、部下が「明日朝の会議用資料の最終チェックをお願いします」と間際になって言ってきたり、人間の脳はマルチタスクをこなすのには向いていないとわかっていても、中間管理職の皆さんは、そんなことは言っていられないでしょう。いくつもの仕事を常に抱えているはずです。そして「あれもこれもやらなくてはいけない」と思っていると、次第に焦燥感が募っていくのではないでしょうか。挙げ句の果てに、やらなくてはいけないことを、うっかり忘れてしまうことも……。

そうしたミスを回避するポイントが、「記憶に頼らず、記録せよ」です。忙しい人ほど、脳の中に様々な情報が次々と入ってきて、ワーキングメモリがフル稼働を続けています。すると「この仕事は何日までに終わらせないといけない」といった大切な情報が、ワーキングメモリのテーブルの上からこぼれ落ちてしまうことがあります。このことが、「もの忘れ」によるうっかりミスの原因の一つになっているのです。

そこで、ワーキングメモリにある重要な情報を放置しておくのではなくて、紙でもパソコンでも構わないので、どこかに記録することによって、脳の中から解放します。その記録を目のつきやすいところに置いておけば、忘れて失敗することがなくなります。同時に、ワーキングメモリに余裕ができて、様々な情報に対する処理作業の能力がアップするでしょう。

そうした「やらなければいけないこと」の記録のツールとして、ビジネスの現場でよく活用されているのが「ToDoリスト」ですね。そこに記録する「やらなくてはいけないこと」つまりタスクは、できるだけ具体的なほうがいいのです。「プロジェクトの企画立案」と書き込んで終わりにするのではなく、「関係部署に対するヒアリングを今週末までに行なう」「17時までにA部長にヒアリングに関する相談のメールを送る」といったように、タスクの細分化と同時に明確化を行います。

そうすることで、アクションを起こしやすくなります。さらに、「このタスクって、一体何をしなければいけなかったんだっけ……」と思い返すことで、脳に余計な負荷をかけることもなくなって、まさに一石二鳥です。このようなタスクを細分化かつ明確化したリストにしてはじめて、私は「タスクリスト」と呼べると考えています。つまり、未来の自分は他人と考えて、誤解なく実行してくれるように申し送りするつもりでタスクを設定することが肝要です。